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Agence événementielle, agence conseil en événements d’entreprise, agence experte dans l’événementiel ou agence d’événementiel, peu importe le mot juste utilisé, la question de fond est “ Peut-on prévoir soi-même ses événements d’entreprise” ? La tentation est grande de se dire, on va se débrouiller en interne pourvu que certains collaborateurs possèdent un talent d’organisateur et que certains possèdent créativité. La question peut être aussi poser d’une autre façon : “ Faut-il rémunérer un intermédiaire pour prévoir son propre team building, peut-on consacrer du temps dans ses propres équipes pour inviter ses clients, ou pour prévoir son propre séminaire à objectif interne “ ? Les occasions et les occasions pour mettre en place un activité afin de déployer son plan de communication sont nombreuses : conférence de presse, déclanchement de produits, soirée de sociétés, anniversaire d’entreprise, organisation de séminaires, soirée clients, team building, etc. A chaque fois, votre ambition est évident : garantir la meilleure expérience possible à vos collaborateurs internes ou externes et atteindre vos objectifs en matière de communication. Ajoutons à tous ces composants objectifs et mesurables, l’inventivité qui va conférer un supplément d’âme à votre événement, une émotion plus ou moins forte, qui au final feront adhérer consciemment ou inconsciemment les participants, clients ou collaborateurs aux objectifs que vous aurez assignés à l’événement en question.
Nous considérons que les participants à un activité organisé par Compagnie Meeting, ne doivent pas être passifs dans un échange descendant, parsemé d’interactivité, mais doivent vivre complètement une expérience événementielle. Vivre une Expérience c’est être acteur de l’événement et vivre un moment d’enrichissement. Les participants doivent se négliger dans le storytelling événementiel. Chaque moment doit être orchestré pour reussir à garder le rythme, l’attention, et doit avoir une conclusion sous la forme d’un engagement. Chaque activité a un ou plusieurs objectifs précis que nous définirons avec vous. Nous saurons choisir tous les facteurs, le cadre de l’entreprise, les relations humaines, les serp, les objectifs… Et les paroles attendus pour vous proposer un storytelling. Chaque action se doit d’être réfléchie autour d’un rapport efficacité / empreinte écologique. De nombreuses alternatives existent pour proposer des actions plus éthiques, moins polluantes. il faut être à l’affût des innovations dans ce secteur. La transparence d’un budget événementiel est pour nous le préalable primordial. Budget détaillé, emploi par métier, honoraires et marge de l’agence clairement définis. Mesurer le Retour sur Investissement, le ROI d’un séminaire, est pour nous capital, pour évaluer l’efficacité de l’événement, avoir un référentiel de progression.
L’organisation d’un atelier est une démarche complexe qui peut coûter beaucoup de temps et d’argent. Pour économiser du temps et de l’argent, il est envisageable de faire appel aux services d’une agence événementielle. Que fait un organisateur d’événements ? Comment choisir une bonne société d’organisation d’événements ? Les cabinets d’organisation d’événements sont des sociétés dédiées dans l’organisation d’événements sécurisés ou de sociétés. Ces professionnels se chargent de toute la logistique et de d’un activité : recherche et booking du lieu, restauration, animation ( musicien, conférencier ), décoration… Quels que soient vos finances, vos souhaits et vos goûts, ils savent trouver une solution adaptée qu’il vous faut. Ils proposent des services sur mesure selon vos souhaits : organisation complète de l’événement ou organisation partielle ( event planning ). Pour vous faciliter la vie, ils vous aident à développer vos propres événements en ligne avec des plateformes. Ils mettent de plus à votre disposition un réseau de prestataires spécialisés dans l’organisation de tous types d’événements : séminaires, team–buildings ou soirée d’entreprise. Certaines agences se spécialisent dans certains types d’événements. Par exemple, chez Event Venues, nous sommes spécialisés dans les événements de sociétés, les conférences et les séminaires. Il vaut la peine de demander si leur spécialité correspond à vos besoins.
la première chose à réaliser dans la sélection d’un service de gestion d’événements se résume à tester si le type d’événement que vous souhaitez organiser est pris en charge par l’agence. Cela vous permettra de focaliser votre étude sur un nombre plus restreint d’organismes. ainsi, allez sur le site internet de l’agence et cherchez les informations que vous convoitez. il est de plus possible de les contacter directement par e-mail ou par téléphone. Vous aurez besoin de références concernant le volume des événements que l’agence aura organisés lors de votre enquête. Cherchez à savoir si l’agence organise des activités internes ou externes. Renseignez-vous sur la logistique mise à votre disposition. Toutes ces infos vous aiderons à définir le budget de l’événement. Les tarifs sont le plus souvent indiqués sur le site, mais c’est si vous souhaitez une prestation plus unique. En contactant l’agence, vous recevrez toutes les informations nécessaire pour faire de votre atelier un succès. Cependant, vous devez à chaque fois vous assurer que le service de l’agence est de qualité. dans un premier temps, vous devez évaluer si l’agence prendra en charge de l’événement directement ou en sous-traitance. ensuite, vous avez à vous renseigner sur sa renommée. pour ce faire, nous vous recommandons de parcourir les témoignages des clients sur le site internet de la société. Vous pouvez également leur demander de vous fournir des références. contactez-nous à joindre ces clients si vous souhaitez en connaitre plus sur les services de l’agence.
bon nombre de des personnes pensent que avoir recours à une agence événementielle ou à un traiteur extérieure commence par déterminer le budget de l’événement, mais la vérité est qu’il est plus important de commencer par choisir pourquoi vous désirez mettre en place un activité en premier. Avant de solliciter des ressources ou internes qui vous aidera à prévoir cet atelier, vous avez à être en mesure de partager les objectifs importants de l’événement. répondez à toutes les questions pertinentes sur qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment – vous aurez amplement le temps de faire des ajustements après. une fois que vous aurez défini vos objectifs, quelques idées précises commenceront à émerger sur le thème et le message que vous désirez donner lors de votre activité, mais surtout, vous voudrez déterminer quelles activités innovantes et quels services il vous faudra déposer à la ressource externe pour leurs réalisations. Une bonne agence événementielle est pour commencer une agence pédagogue qui écrit des articles de site institutionnel, des eBook, et qui saura vous expliquer simplement ses innovations. Une bonne agence vous accompagnera tout le long de l’organisation pour connaître les objectifs, le calendrier, le budget, la présence d’invités et les préférences du client à propos des événements. Une bonne agence événementielle vous posera des questions sur votre entreprise, l’événement ou ses objectifs.
Avant de jeter votre dévolu sur telle ou telle agence, assurez-vous que celle-là est en mesure de vous combler. Essayez, par exemple, de connaître les catégories d’événement qu’elle a la coutume de de couvrir. Est-elle experte dans la création d’une soirée BtoC ou bien peut-elle prévoir une réception BtoB ? Son équipe a-t-elle de l’expérience dans la préparation d’un événement aussi bien externe qu’interne à l’entreprise ? Peut-elle s’adapter à plusieurs types manifestations : défilé de mode, expositions professionnels, anniversaire d’entreprise, lancement de nouveaux produits, conférences… bien entendu, la taille de l’événement compte aussi. Une agence qui a l’habitude de prévoir une soirée pour TPE ou petites entreprises n’est en fait pas trop recommandée si vous êtes une multinationale. Si vous voulez connaître le sérieux d’une agence événementielle, focalisez-vous sur son portefeuille client. Le nombre, la qualité et la notoriété sont, c’est pourquoi, des éléments de l’expertise, du professionnalisme et de la réussite du prestataire. préparez cependant attention, certaines agences mettent en avant des prospects prestigieux alors que leur intervention pendant les événements de ces grands noms a été restreinte. Elles ont sans doute sert de sous-traitantes. En revanche, une agence qui travaille avec des clients potentiels moins identifiés ne veut dire toujours pas qu’elle n’est en fait pas fiable. Parfois, elle souhaite seulement intervenir sur la totalité du projet et ainsi profiter de plus d’autonomie et de liberté. Quoi qu’il en soit, assurez-vous de choisir une agence qui traite une typologie d’événement le même à la vôtre. Elle aura ainsi une excellente compréhension du secteur, du marché et des problématiques.
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